6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (KVKK) BİLGİLENDİRME VE AYDINLATMA METNİ

VERİ SORUMLUSU:  Akdem Akademisi Vakfı

VAKIF GENEL MERKEZİ

DAP Yapı Y Ofis-Merkez Mah. Seçkin Sokak, No.5 Kat.1 D.64 Kağıthane/İstanbul

VAKIF HİZMET BİNASI

Küçükbakkalköy Mah. Kayışdağı Cad. No.27/5 Ataşehir/İstanbul

Akdem Akademisi VAKFI VERGİ NO : 

Akdem Akademisi VAKFI MERSİS NO

‘’Akdem Akademisi Vakfı’’

Bundan sonra ‘’VAKIF’’ olarak anılacaktır; kişisel verilerinizin işlenmesine, korunmasına azami özen gösteriyoruz. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili mevzuat uyarınca, veri sorumlusu olarak; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli her türlü teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Bu aydınlatma metni, Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”) Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla “VAKIF” tarafından hazırlanmıştır.

Bu kapsamda, KVK Kanunu’nda tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, sizleri aydınlatmak istiyoruz.

Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. “VAKIF” amaçları doğrultusunda Vakfın ve Vakfa bağlı İktisadi işletmesinin yurtlarında kalan öğrencilerini, Vakfımız ile bağışçıları, vakıf gönüllülerini ve çalışanlarını, Vakfa bağlı yurt öğrencilerini, aday öğrencileri, öğrencilerin ailelerini,  Vakfa bağlı İktisadi işletmesinin yurtlarından mezun olan öğrencilerin, bursiyerleri, bursiyer adaylarını, kursiyerlerin, iş/proje ortaklarını, ziyaretçileri, https://akdemvakfi.org.tr/ sitesini ziyaret edenleri, Vakfımızın bağış ve yardım yaptığı ihtiyaç sahiplerini, iç çözüm ortağı/tedarikçiler ile iş birliği içerisindeki kurum ve kuruluşların çalışan ve yetkilileri ile diğer üçüncü tarafları bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI, İŞLENMESİ VE İŞLEME AMAÇLARI:

 Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili mevzuat uyarınca toplanan kişisel verileriniz, kanunda öngörülen ilkelere uygun olarak, tamamen veya kısmen, otomatik olarak veyahut herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilerek, kaydedilerek, depolanarak, değiştirilerek, yeniden düzenlenerek, işlenmektedir.

Kişisel verileriniz, VAKIF faaliyetleri kapsamında Kanunun 4.,5.,6. maddelerine ve ilgili mevzuata uygun olarak aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

Toplanan kişisel verileriniz;

•  Kuruluş amacına yönelik olarak Vakıf tarafından yürütülen her türlü faaliyetin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimler tarafından gerekli çalışmaların yapılabilmesi ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütebilmesi,
•  İş sürekliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası,
• Vakfın yurtiçi ve yurtdışında icra ettiği her türlü faaliyeti hakkında ulusal ve uluslararası yazılı ve görsel medya ile sosyal medya platformları aracılığı ile bilgilendirme ve reklam çalışmalarının yapılabilmesi,
• Vakfın etkinlik ve faaliyetleri ile ilgili olarak tarafınıza bilgi verilmesi,
• Toplumumuzun ve öğrencilerimizin ihtiyaç ve talepleri göz önünde bulundurularak, milli, manevi, kişisel ve akademik gelişimlerine destek olmak amacıyla Vakıf ve bağlı yurtları tarafından düzenlenen söyleşi, seminer, konferans, açıkoturum, panel, gezi, kurs ve benzeri sosyal kültürel, sportif ve sanatsal faaliyetlerin ve eğitim programlarının planlanabilmesi ve icrası
• Vakıf ve bağlı yurtları tarafından düzenlenen faaliyetlerin etkinlik, verimlilik, yerindelik analizleri ile katılımcıların memnuniyet analizlerinin yapılabilmesi ve bahsi geçen faaliyetlerin katılımcı memnuniyetini sağlayacak şekilde geliştirilmesi çalışmalarının yapılabilmesi,
• Öğrencinin ve etkinlik katılımcısının herhangi bir sağlık sorunu var ise buna ilişkin olarak etkinliklere katılımının ve aldığı hizmetin uygunluğunu değerlendirmek;
• Her seviyedeki öğrenciye burs, staj ve yurt imkânları sağlamak,
• Yurt başvuru ve yerleştirme süreçlerinin yönetilmesi,
• Barınma hizmet sözleşmesi süreçlerinin yürütülmesi,
• Özel barınma hizmetleri mevzuatından kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Vakfa bağlı yurtlarda kalan öğrencilerin aldıkları hizmetten memnun olup olmadığının analizlerinin yapılabilmesi,
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
• Öğrenci-veli ilişkilerinin yönetimi ve sürekliliğini sağlamak,
• Vakfa bağlı yurtlarda kalan öğrencilerin ve yurt mezunlarının kariyer planlamalarına katkıda bulunmak,
• Öğrenci ve mezunlar arası iletişim ve haberleşmeyi sağlamak,
• Vakfımızın insan kaynakları politikalarının yürütülmesi,
• Hizmet içi eğitim programlarının planlanması ve icrası,
• Vakfın her türlü faaliyetine ilişkin talep ve/veya şikâyetlerin takibi,
• Vakfın ve bağlı yurtların hukuk işlerinin takibi ve hukuki sorumlulukların yerine getirilmesi,
• Vakfın ve bağlı yurtların finans ve muhasebe işlerinin takibi,
• İş ortakları ve/veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,
• Vakıf ve bağlı yurtların personelinin, misafirlerin ve yurtlarda kalan öğrencilerin can ve mal emniyetinin sağlanması,
• Vakıf ve bağlı yurtların yerleşkelerinin, bina ve tesislerinin ve taşınır- taşınmaz varlıklarının güvenliğinin sağlanması,
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması
• Vakfımız ve Vakfımızla iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini amacıyla KVKK 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.

İlgili maddeler gereğince açık rıza alınması gereken durumlarda açık rızanız alınmaktadır. Ancak 5.maddenin 2. Fıkrasında yazan şartlara uygun olması kaydı ile ilgili kişinin rızası alınmadan kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

Kanunların emredici hükümleri gereği gerçek kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel tutulması esastır. Bu nedenle, belirli zaman aralıkları ile kişisel bilgilerinizin güncellenmesi talep edilebilir.

Yukarıda yazılı amaçlar doğrultusunda, VAKIF ve Öğrenci Yurtları işleten Vakıf İktisadi İşletmesi faaliyetleri ile sınırlı olmak üzere, aşağıda yazılı kişisel verileriniz işlenmektedir.

Kimlik Bilgileriniz 

(T.C. kimlik / yabancı kimlik numarası, adınız ve soyadınız, doğum yeri ve tarihi, anne ve baba adınız, medeni haliniz, cinsiyetiniz, Okul Adı, Okuduğu Okulun Bölümü, Sınıfı, 1. Derece Yakınının Adresi, Acil Durumlarda İletişim Kurulacak Kişi Bilgileri, Sağlık Sorunu, Alerjik Durumu, Evci İzni Bilgileri, 1. Derece Yakınının T.C. Kimlik Numarası, 1. Derece Yakınının Mesleği, 1. Derece Yakınının Sosyal Güvencesi, 1. Derece Yakınının Telefonu, 1. Derece Yakınının E-Posta adresi, Öğrencilerden alınan sağlık bilgisi ve sağlık raporu gibi)

Özel Nitelikli Veri: 

Öğrenciler için Sağlık Bilgisi, Adli Sicil Kaydı, Engelli Durumu, Dernek ve Vakıf Üyeliği, Kan Grubu gibi)

İletişim bilgileriniz 

(Telefon numaralarınız, iletişim adresi, elektronik posta adresiniz)

Finans Bilgileri 

(Faturalandırma ve ödeme bilgileri, banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgileri,)

Görsel ve İşitsel Kayıtlar

(Vakıf faaliyetleri kapsamında düzenlen belgeler üzerinde yer alan fotoğraflarınız, randevu oluşturulması, vakıfla iletişim sağlanması ve talep şikâyet süreçlerinin takibi sırasında basılı formlar, evrak ve resmi kimlik belgeleriniz üzerinde yer alan fotoğraf bilgisi, Vakıf tarafından düzenlenen etkinliklerdeki fotoğraf ve video görüntüleriniz, tanıtım, bilgilendirme amacıyla vakıf internet sayfası, sosyal medya hesaplarımız veya yazılı ve görsel medyada, videolar/kamera kayıtlarındaki görüntüleriniz, çağrı merkezi ses kayıtlarınız)

Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri

(Görüntü kaydı alan kamera kayıt bilgileriniz, güvenlik çıkış defter bilgileri, tutulan formlardaki bilgiler, araç plaka bilgileri, Öğrenciler için parmak izi, giriş ve çıkış tarihleri)

Talep ve Şikâyet Bilgisi 

(İlgili kişilerin, elektronik ve fiziki ortamlardan toplanan bilgiler ve kayıtlar, internet ve sosyal medya, çevrimiçi kanallar, yönetim sürecine dair bilgiler)

2. SÜRE

 Kişisel verileriniz, kanunun emrettiği ve izin verdiği süreler içerisinde, eğer kanunda açıklık yok ise işlenme amaçlarının gerektirdiği süreler boyunca saklanabilmektedir. Kişisel verilerinizin işlenme ve saklanma amacının ortadan kalkması ve başkaca bir gerekçe veya hukuki sebep olmaması halinde işlenme amaçları ortadan kalkan kişisel verileriniz silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

MADDE 5- Kişisel verilerin işlenme şartları

 (1) Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.

(2) Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:

1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

MADDE 6- Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları

(1) Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

(2) Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.

(3) Birinci fıkrada sayılan sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

(4) Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.

3. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde, Kanunun 4. maddesinde belirtilen ilkeler çerçevesinde gerekli görülen 3. Kişi ve taraflara  (burs imkânı sağlayan kişi, kurum veya kuruluşlara, firmalara, bağışçılara, tedarikçilerimize, Vakıf yönetimi ve personeline, Yurtlarda kalan öğrenciler ve Vakfa bağlı İktisadi işletmesinin yurtlarından mezun olan öğrenciler için kariyer ve mesleki gelişimini destelemek amacıyla mezuniyetlerine uygun kurum, kuruluşlara ve işyerlerine, yurtiçinde ve yurtdışında bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (hosting, bulut bilişim, e- posta ve diğer) veren kuruluşlar, işbirliği yapılan ve/veya hukuk, sağlık, sigorta, konaklama ve benzeri alanlarda hizmet alınan firmalara, Vakfın faaliyetleri ile ilgili sair alanlarda destek olan üçüncü taraflara (SMS ve e-posta gönderimi, CRM sistem desteği vb.) ve belirlenen amaçlarla aktarımın gerekli olduğu vakıf gönüllülerine ve iş ortaklarımıza ve yetkili kurum ve kuruluşlara (yurt içinde veya yurt dışına) aktarılabilmektedir ve/veya erişme açabilmektedir.

4. KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ:

 Vakıf, kişisel verileri bağışçıların, Vakıf gönüllülerinin, çalışanların, Vakfa bağlı yurt öğrencilerinin, aday öğrencilerin, Vakfa bağlı İktisadi işletmesinin yurtlarından mezun olan öğrencilerin, öğrencilerin ailelerinin, bursiyerlerin, bursiyer adaylarının, kursiyerlerin, iş/proje ortaklarının, ziyaretçilerin, çevrimiçi ziyaretçilerin ve iç çözüm ortağı/tedarikçilerin doğrudan kendisinden, CCTV, log kayıtları, fiziksel ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak öğrenilen verilerden, Vakfımız ve bağlı öğrenci yurtları tarafından düzenlenen söyleşi, seminer, konferans, açıkoturum, panel, gezi, kurs ve benzeri sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal etkinliklere ve eğitim programlarına katılımınız ile fotoğraf/video çekimlerinin yapılması yoluyla elektronik ve fiziki ortamda Vakfımızın meşru menfaatine yönelik hukuki sebebe dayalı olarak ve ilgili görsel ve işitsel verilerinizin internet sitesi ve sosyal medya üzerinden paylaşılmasına yönelik açık rızanıza istinaden, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak, Vakıf faaliyetlerin sürdürülmesi ve geliştirilmesi amaçları başta olmak üzere, yukarıda belirtilen amaçlarla doğru orantılı olarak, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamakta ve işlenmektedir. Toplanan kişisel veriler Vakfın ve bağlı yurtların arşivlerinde, bilgisayarlarında, sunucularında ve yedeklerinde, sunulan hizmette kullanılan yazılım ve sistemlere yüklenerek bunların sunucu ve yedeklerinde tutulmaktadır.

Ayrıca, açık rıza aranmaksızın aşağıda yazılı hukuki sebeplere bağlı olarak kişisel verileriniz işlenmektedir. Buna göre; kişisel verileriniz,

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi sebebiyle,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
• Vakfımız ile gerçek ve tüzel kişiler arasındaki sözleşmelerin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Kişisel verinin, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması sebepleriyle,

Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. ve 6. maddelerine, Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğin 5/1-h. maddesine uygun olarak belirtilen amaçlara sınırlı olarak işlenmekte, toplanmakta ve aktarılmaktadır. Kişisel verileriniz Vakıf faaliyetleri kapsamında ilgili mevzuatlarda yazılı süre kadar muhafaza edilerek saklanmaktadır.

5.KANUNUN 11. MADDESİ UYARICA; HERKES, VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURARAK KENDİSİYLE İLGİLİ OLARAK;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel    verilerin    işlenme    amacını    ve    bunların    amacına uygun    kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü tarafları bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK’ nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi, yok edilmesi halinde bu işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü taraflara da bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

6. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI (BAŞVURU HAKKI): 

Kişisel Verileri Koruma Kanununun “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11 inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre veri sorumlusu olarak; Küçükbakkalköy Mah. Kayışdağı Cad. No.27/5 Ataşehir/İstanbul adresine, kişisel veri sahibi olan ilgili kişinin BAŞVURU FORMUNU doldurarak,

Formun imzalı bir nüshasını Vakıf adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da Vakfımıza bildirdiğiniz ve vakfımız sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle [email protected] adresine elektronik posta göndererek, yapacağınız şahsi başvuru ile, Noter vasıtasıyla yapacağınız başvuru veya Kişisel Verileri Koruma Kurumunun belirlediği yöntemlerle iletebilirsiniz.

6698 sayılı KVK Kanunu 13/1. maddesi uyarınca, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak amacıyla yapacağınız başvurularınızı yazılı olarak veya KVK Kurumunun belirlediği yukarıda yazılı yöntemlerle Vakfımıza iletmeniz gerekmektedir. Vakfımız, başvuruda yer alan taleplerinizi, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret talep edilecektir. Bu kapsamda ilgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilmesi halinde, on sayfaya kadar ücret alınmayacak, on sayfanın üzerindeki her bir sayfa için 1 TL işlem ücreti alınacaktır. Başvuruya karşı verilecek cevabın CD, flaş bellek gibi elektronik kayıt ortamında verilmesi halinde vakfımız tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının gerektirdiği maliyet miktarını geçmeyecektir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ nun “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. maddesi gereğince kişisel verilerimin kim tarafından, hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ve Kanun’un 11. maddesinde yer alan haklarım konusunda hazırlanan işbu Aydınlatma Metnini okudum, anladım ve veri sorumlusu sıfatına sahip,

 “VAKIF” tarafından bu konuda detaylı olarak bilgilendirildim.